چارت سازمانی در جستجوی کار و پیشرفت شغلی تاثیر دارد؟
از چارت سازمانی می‌توانید اطلاعات اولیه خوبی در مورد سازمان بدست آورید. البته این به شرطی است که نمودار سازمان مورد نظر شما به‌روز باشد و نحوه ارائه اطلاعات منطبق با واقعیات سازمان باشد.
چارت سازمانی چیست؟
اصطلاح چارت سازمانی از ابتدای سده بیست رواج پیدا کرد. چارت سازمانی نموداری است که ساختار سازمان و ارتباط بخش‌ها و مشاغل و رتبه‌های سازمانی را نشان میدهد. ساختار کار منابع انسانی در چارت سازمانی مشخص می‌شود.
چارت سازمانی می‌تواند به صورت سلسله مراتبی، ماتریسی و یا افقی تعریف شود. ابداع چارت سازمانی را به دنیل مک کالوم، مهندس اسکاتلندی-آمریکایی نسبت می‌دهند که اولین چارت سازمانی را در آمریکا در سال ۱۸۵۴ طرح‌ریزی کرد.
طراحی این نمودار توسط جرج هالت هنشاو اجرا شد. امروزه ابزارهای زیادی برای طراحی و نگهداری وجود دارند که برخی اتوماتیک هستند و مستقیما به نرم‌افزار منابع انسانی وصل بوده و به صورت خودکار به‌روزرسانی می‌شوند.
ابتدایی‌ترین شکل نشان دادن این نمودار به صورت پاورپوینت است که یا از نرم‌افزار خودکار قابل استخراج است یا باید به صورت دستی آماده شود.
اشکال در طراحی چه معنایی دارند؟
در طراحی چارت سازمانی، شکل‌های زیادی مانند مستطیل، مربع، مثلث و دایره برای نشان دادن نقش‌های مختلف استفاده می‌شود. از رنگ نیز گاهی برای نشان دادن تفاوت در مسئولیت و اختیار استفاده می‌شود.
در این نمودار از اشکال نقطه چین برای نشان دادن روابط غیر‌مستقیم و یا مشاغلی که هنوز متصدی ندارند یا واحدهای تازه تاسیس استفاده می‌شود.
مکان قراردادن شکل‌ها و بزرگی آن‌ها، گاهی برای نشان دادن رتبه‌های سازمانی به کار می‌رود. مثلا ممکن است منشی مدیرعامل همواره اولین اسم سمت راست یا چپ، زیر نام رئیس بخش نوشته شود.
استفاده از چارت سازمانی برای جستجوی کار
در فرآیند جستجوی کار، می‌توان با بررسی چارت سازمانی شرکتی که برای آن رزومه فرستاده‌اید. برداشتی کلی از تعداد و بزرگی واحدها و تعداد مدیران سازمان بدست آورید و دریابید که مدیر بالقوه شما و مدیر مدیر شما چه کسانی هستند. در چه واحدی مشغول به کار خواهید بود و با چه واحدهایی و با چه کسانی کار خواهید کرد.
با استفاده از چارت سازمانی از تعداد همکاران آینده خود با خبر می‌شوید و درمی‌یابید که واحدی که قرار است در آن مشغول به کار شوید، چگونه با واحدهای دیگر تعامل دارد. همچنین در مورد اینکه مسیر پیشرفت شغلی در سازمان به چه صورتی است، دید کلی بدست می‌آورید. اکثر سازمان‌ها چارت سازمانی خود را در سایت‌شان قرار می‌دهند.
برخی سازمان‌های بزرگ فقط به معرفی مدیران عالی خود بسنده می‌کنند ولی در خصوص واحدهای مختلف کاری نیز توضیح جداگانه‌ای ارائه می‌کنند. در بررسی چارت سازمانی، دقت کنید که چارت مذکور به‌روز باشد.
همچنین در نظر بگیرید که بررسی چارت سازمانی، به برداشت کلی از سازمان می‌انجامد و نمی‌توانید جزئیات دقیق را صرفا از روی چارت سازمانی پیدا کنید. بهتر است با سوال پرسیدن در حین مصاحبه یافته‌های خود را بسنجید. نکته اصلی این است که دریابید واحدی که در آن مشغول می‌شود شامل چه گروهی است، مدیرتان چه کسی خواهد بود و کار شما با واحدهای دیگر چه تعاملی دارد. همچنین مسیر شغلی شما به چه صورت خواهد بود و چه امکانات و گزینه‌هایی برای پیشرفت در اختیار خواهید داشت.
استفاده از چارت سازمانی برای پیشرفت شغلی
همچنین از چارت سازمانی برای گسترده کردن روابط کاری در سازمانی که در آن مشغول به کار هستید نیز می‌توان استفاده کرد. در این خصوص با بررسی بخش‌های دیگر، نحوه گسترش روابط کاری خود بر اساس اولویت‌های شغلی و علایق شخصی خود را برنامه‌ریزی کنید. بهتر است مسیر شغلی ایده‌آل خود را طراحی کنید و طی جلسه‌ای نظرات مدیر خود را در خصوص نحوه پیشرفت در شرکت جویا شوید.
مدیران خوب که رهبران قابلی هستند، معمولا از رشد و پیشرفت زیردستان خود استقبال می‌کنند و چنانچه بتوانند، به شما کمک می‌کنند تا مسئولیت‌هایی در جهت رسیدن به اهداف خود به عهده بگیرید. چنانچه از حمایت مدیر مستقیم خود در این زمینه بی‌بهره‌اید، می‌توانید هر مسئولیت کاری را به عنوان پله‌ای برای پیشرفت تلقی کنید و روابط کاری خود را گسترش داده و تقویت کنید.
در این شرایط این نمودار برای پیدا کردن افرادی که در پیشرفت شما موثر هستند، راه‌گشا است و ایده کلی در خصوص مشخصات و موقعیت کاری نیروهای واحدهای دیگر در اختیار شما می‌گذارد. با دانستن نام مسئولین، می‌توانید موقعیت‌هایی ایجاد کنید که با افراد مناسب آشنا شده و از طریق کمک کردن به آن‌ها برای رسیدن به اهداف کاری مشترک، رابطه‌های کاری استواری پایه‌ریزی کنید.
افرادی که با گروه‌های متعددی در سازمان کار می‌کنند، بهتر دیده می‌شوند و بیشتر احتمال دارد برای فرصت‌های شغلی درون سازمانی در نظر گرفته شوند. در این خصوص روابط درون سازمانی خود را بررسی کنید. خط قرمزها را بشناسید و برنامه هوشمندانه‌ای بریزید که بدون اینکه از خط قرمزهای سازمان و مدیرتان رد شوید، بتوانید مسیر شغلی خود را به بهترین صورت طی کنید.
نکات کلی در این زمینه
به‌روز نگه داشتن چارت سازمانی بسیار مهم است و در عین حال کار آسانی هم نیست، به خصوص در سازمان‌های بزرگ که کارمندان همواره در تغییر هستند.
نکته دیگر ایت است که، روابط اجتماعی و بین فردی سازمانی را مشخص نمی‌کند. چارت سازمانی نمودی از سیستم مدیریت شرکت نیست و سبک مدیریتی رایج در شرکت (دموکراتیک، استبدادی، آزاد و غیره ) را نشان نمی‌دهد. در اینگونه موارد می‌توان از ارگانوگراف استفاده کرد که ارتباط و مزایای رقابتی را نشان میدهد و رابطه بین دپارتمان‌ها و محصولات و زنجیره تامین و غیره را نشان میدهد.
یکی از کاربردهای خوب این مورد، این است که در هنگام تغییرات شرکتی، برای نشان دادن واحدها و چیدمان نیروها در ساختار جدید، بسیار سودمند است. با مقایسه نمودار قبلی و نمودار جدید، سریع‌تر می‌توان تغییرات را درک کرد.
استفاده از عکس کارمندان در این نمودار نیز، به آن جلوه‌ای انسانی میدهد و به کارمندان جدید کمک می‌کند تا زودتر و بهتر با دیگران آشنا شوند. همچنین این روش برای آشنایی تیم‌هایی که در یک اداره یا یک موقعیت جغرافیایی با هم کار نمی‌کنند، مفید است.
سخن آخر اینکه اگرچه چارت سازمانی، اطلاعات دقیقی در خصوص روابط کاری و کیفیت روابط به دست نمی‌دهد ولی مقدمه خوبی برای آشنایی با یک شرکت است.
نظرات کاربران