چطور حرفه‌ای درخواست مرخصی دهیم؟

با کمک نکات زیر می‌توانید بهترین زمان مرخصی و بهترین شیوه را برای مطرح کردن آن برنامه‌ریزی کنید:

۱. برای زمان مطرح کردن درخواست خود از پیش برنامه‌ریزی کنید.

 سعی کنید درخواست خود را زمانی مطرح کنید که می‌دانید رئیستان پذیرش بیشتری دارد. از مطرح کردن درخواست در روزها، هفته‌ها یا حتی ماه‌های شلوغ و پراسترس خودداری کنید.

۲. بهترین زمان را برای مطرح کردن درخواست مخرصی خود پیدا کنید.

 پیش از درخواست مرخصی مطمئن شوید که کارتان را به خوبی مدیریت کرده‌اید و همه چیز تحت کنترل است. در صورت امکان پس از یک پروژه یا رویداد موفقیت آمیز درخواست مرخصی کنید.

۳. زمان خود را برنامه‌ریزی کنید.

بهتر است برای کارها و وظایف‌تان برنامه‌ای سالانه داشته باشید تا بتوانید مرخصی و تعطیلات را نیز در این برنامه جای دهید و هنگام درخواست مرخصی از زمان اختصاص داده شده برای همین کار استفاده کنید. هنگام درخواست مرخصی به رئیستان اطمینان دهید که همه چیز برنامه‌ریزی شده است.

۴. از آن استفاده کنید یا آن را از دست بدهید!

به رئیستان توضیح دهید که نیاز به یک تعطیلات یا مرخصی چند روزه دارید و اگر به مرخصی نروید طبق قانون شرکت مقداری از زمان خود را باخته‌اید. این راه می‌تواند باعث شود که رئیستان راحت‌تر با درخواست شما موافقت کند. در بیشتر ایالات در آمریکا کارمندان فقط تا یک روز خاص حق دارند از مرخصی خود استفاده کنند و پس از آن مرخصی را از دست می‌دهند.

۵. از مطرح کردن درخواست مرخصی در ساعات اوج شلوغی بپرهیزید.

هنگامی که در حال برنامه‌ریزی برای تعطیلات خود هستید فراز و نشیب‌ها و سختی‌های شرکت را از یاد نبرید. در ساعات شلوغی درخواست مرخصی ندهید. در این زمان‌ها سرپرست شما تمام نیروی خود را برای اجرای درست کارها و رساندن پروژه‌ها به روز موعد صرف می‌کند. اگر روز تحویل گزارش سالانه شما اول ژوئن است بهتر است یک هفته قبل از این تاریخ حرف مرخصی گرفتن را هم نزنید!

۶. به صورت نوشتاری د‌رخواست مرخصی دهید.

سعی کنید درخواست خود را بنویسید تا هنگام مرخصی یک سند نوشته شده در دست داشته باشید. فرستادن یک ایمیل به مدیرتان به همراه یک کپی برای یکی دیگر از مسئولان بخش، که لازم است از مرخصی خبر داشته باشد، کافی است.

۷. نگویید، درخواست کنید!

درخواست مرخصی فقط یک درخواست است و نه یک دستور. قبل از آن که رئیستان مرخصی را تصویب کند برای تعطیلات خود برنامه‌ریزی نکنید. مثلا بهتر است بگویید:‌ «من می‌خواهم دو هفته اوت را در ماساچوست بگذرانم. آیا به نظر شما این ممکن است؟» و نگویید «برای هفته آخر ژوئن هتل رزرو کرده‌ام و احتیاج به مرخصی دارم.»

کمک کنید تا کار برای زمانی که نیستید برنامه‌ریزی شود. برنامه‌ای بنویسید و در آن توضیح دهید که وظایفتان در هنگام غیبت شما چگونه باید انجام شوند. مثلا می‌توانید بگویید:‌ «علی و سارا برای هفته‌ای که من نیستم به اینجا میان و قبول کردند که به مسائل مربوط به مشتری‌های من رسیدگی کنند.

۸. قبل از رفتن کارهای خود را جمع‌بندی کنید.

 در صورت امکان در روزهای قبل از رفتن به تعطیلات چند ساعت بیشتر کار کنید تا مسئولیت‌های خود را جمع‌بندی کنید و مطمئن شوید که همه چیز تحت کنترل است. با این کار خیالتان راحت است که بعد از برگشتن از تعطیلات کارهایتان روی هم جمع نشده است.

۹. وظایف خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.

 با کارمندانی که کارتان به آن‌ها مرتبط است صحبت کنید و درمورد اینکه چگونه ممکن است به کارهای مرتبط‌تان در غیبت شما رسیدگی شود بحث کنید.

۱۰. به هرکسی که لازم است بداند اطلاع دهید.

 قبل از رفتن مطمئن شوید که دیگران به خاطر نبود شما به رئیستان شکایت نمی‌کنند. به افرادی که در کار شما نقش کلیدی دارند حتما اطلاع دهید که مدتی در دسترس نخواهید بود؛ مثلا مشتری‎ها. به آن‌ها بگویید که در نبود شما چه کسی به کار آن‌ها رسیدگی خواهد کرد.

۱۱.با انصاف باشید.

با همکاران درمورد بهترین زمان‌های رفتن به مرخصی صحبت کنید و این زمان‌ها بین همه عادلانه تقسیم کنید. با این کار رابطه خوبی با همکاران خود خواهید داشت و در نبود شما شکایتی از سوی همکاران به رئیستان وجود نخواهد داشت.

در پایان همیشه در نظر داشته باشید، هنگامی که حضور شما و یا کارمندان برای عملکرد صحیح شرکت لازم است.

گرفتن مرخصی غیرضروری و در عین حال حفظ رابطه خوب با سرپرست بخش کار دشواری خواهد بود.علاوه بر این مرخصی گرفتن در شرایطی که شما قبلا از مرخصی مجاز خود استفاده کرده‌اید یا در شرکتی کار می‌کنید که از مزایای مرخصی با حقوق برخوردار نیستید نیز کار ساده‌ای نیست.

استفاده بجا از مرخصی‌ها و ایجاد تعادل بین کار و زندگی شما می‌تواند تاثیر بسزایی در عملکرد حرفه‌ای شما در شرکت داشته باشد.