برنامه ریزی برای انجام کارهای مهم
همه میدانیم برنامه ریزی مخصوصا در زندگی حرفه‌ای مساله بسیار مهمی است. در این مقاله به بهترین ساعات کاری روز برای گرفتن بهترین نتیجه می‌پردازیم و همچنین با بهترین زمان هفته و روز برای انجام وظایف مختلفی مانند فرستادن ایمیلی خاص، گذاشتن قرار کاری، گرفتن یک تصمیم و غیره آشنا می‌شویم.
مسلما همه افراد می‌خواهند که ساعات کاری مناسب در روز را پیدا کنند و بازده خود را افزایش دهند. تحقیقات نشان داده‌اند که زمانبندی نقش مهمی را در برنامه‌ریزی ایفا می‌کند. برای هر کاری که در محل کار انجام می‌دهید «زمان مناسب» خاصی وجود دارد. از پاسخ دادن به ایمیلی کاری گرفته تا درخواست افزایش حقوق. در ادامه به ۷ مورد از رایج‌ترین کارها که هرکسی در طول روز آن را انجام می‌دهد و به پیدا کردن بهترین ساعات کاری برای انجام آن‌ها نیاز دارد، اشاره شده است:
فرستادن ایمیلی که می‌خواهیم حتما خوانده شود
ساعات کاری معمول و سنتی از گذشته تا به حال از صبح شنبه تا عصر روز چهارشنبه بوده است. اما اگر می‌خواهید ایمیلی بفرستید که به سرعت خوانده شود، بهتر است صبح یک روز تعطیل آن را بفرستید. طبق تحقیقات انجام شده توسط Yesware و بررسی ۵۰۰،۰۰۰ ایمیل مختلف، اکثر ایمیل‌ها در روزهای تعطیل باز می‌شوند. علت این موضوع نیز آن است که معمولا در روزهای تعطیل ایمیل‌های کمتری فرستاده می‌شوند پس احتمال باز شدن ایمیل‌ها بیشتر است و در واقع ایمیلی که روز تعطیل و آخر هفته می‌فرستید با ایمیل‌های کمتری رقابت می‌کند!
البته برای استفاده از نکته‌ای که همین حالا به دانسته‌های‌تان اضافه شد لزومی به افزایش ساعات کاری خود و کار کردن در روزهای تعطیل ندارید. کافی است از اپلیکیشن‌هایی مثل Letter Me Later استفاده کنید و به کمک آن‌ها ایمیل‌های خود را برنامه ریزی کنید تا در روز و ساعتی خاص به طور خودکار فرستاده شوند.
فرستادن ایمیلی که می‌خواهید پاسخ داده شود
در صورتی که می‌خواهید حتما برای ایمیل خود پاسخی دریافت کنید بهتر است صبح زود و بین ساعات ۶ تا ۸ صبح آن را بفرستید. طبق تحقیقات تعداد ایمیل‌هایی که صبح زود پاسخ داده می‌شوند حدود ۴۵٪ بیشتر است. ایمیل‌های کمتری صبح زود و در آغاز ساعات کاری فرستاده می‌شوند که این احتمال باز شدن و پاسخ داده شدن به آن‌ها را افزایش می‌دهد. بر طبق تحقیقات Yesware این درصد در تمامی روزهای کاری هفته یکسان است. پس لازم نیست برای فرستادن ایمیل خود منتظر روز به خصوصی باشید. فقط کافی است به ساعت مناسب توجه کنید.
برنامه ریزی جلسات کاری
در بیشتر شرکت‌ها جلسات کاری مهم صبح روز اول هفته برگزار می‌شوند و این زمان مهمترین ساعات کاری در کل هفته محسوب می‌شود. اما آیا تا به حال دقت کرده‌اید که بازده این جلسات از آنچه توقع دارید کمتر است و بسیاری نیز در این جلسات حضور نمی‌یابند؟ سازمان خدمات برنامه‌ریزی آنلاین WhenIsGood.net درمورد علت این اتفاق تحقیق کرده و نتایج خود را این گونه منتشر کرده است: «اگر جلسه‌ای ساعت ۹ صبح برگزار شود، کارمندان باید شب قبل خود را برای آن جلسه آماده کنند و یا اصلا خود را آماده نکنند.» واضح است که در چنین جلسه‌ای کارمندان یا آمادگی لازم را ندارند و یا در جلسه شرکت نخواهد کرد.
برای آنکه افراد بیشتری در جلسات شرکت کنند و جلسات بازده بیشتری داشته باشند بهتر است آن‌ها را حدود ساعت ۳ بعد از ظهر روز سه‌شنبه برگزار کنید. بهترین روز هفته برای برگزاری جلسات کاری و به طور کلی برای کار مفید، بعد از ظهر روز سه‌شنبه است چرا که تا مهلت روز آخر هفته فاصله بسیاری دارد و از اول هفته که زمان انجام کارهای جا مانده از هفته گذشته است نیز فاصله کافی دارد.
گرفتن یک تصمیم مهم و سخت
احتمالا این را می‌دانید که هنگام گرسنگی بهتر است به فروشگاه نروید. تحقیقات نشان داده که بهتر است هنگام گرسنگی از گرفتن تصمیمات مهم نیز بپرهیزید! تصمیم‌گیری انرژی زیادی می‌خواهد، پس بهترین زمان برای تصمیم‌گیری بعد از غذا خوردن است؛ هنگامی که سیر شده و انرژی زیادی دارید. مثلا صبح زود پس از صبحانه و یا بعد از خوردن ناهار.
پس اگر در طول ساعات کاری نیاز به گرفتن تصمیم مهم و سختی دارید بهتر است این کار را پس از اینکه سیر شدید انجام دهید.
تقاضای افزایش حقوق
اگر تصمیم به درخواست برای افزایش حقوق دارید بهتر است این تصمیم را صبح با مدیرتان مطرح کنید؛ چرا که افراد هنگام صبح دید بازتر و پذیرش بیشتری دارند. همچنین تحقیقات نشان می‌دهند که افراد در هنگام صبح بیشتر به امور اخلاقی پایبند هستند و خویشتن‌داری آنان نیز بیشتر است. شما می‌توانید به سادگی از این ویژگی انسان‌ها برای درخواست افزایش حقوق استفاده کنید. اگر فرض کنیم که واقعا شایستگی حقوق بالاتر را داشته باشید، مدیرتان هنگام صبح به این موضوع توجه بیشتری نشان خواهد داد. هرچه از ساعات اولیه روز بیشتر می‌گذرد ذهن افراد خسته‌تر می‌شود و خستگی باعث می‌شود که کمتر منصف باشند!
انجام یک مصاحبه شغلی در زمانبندی مناسب
اگر در جستجوی شغلی جدید هستید بهترین زمان برای مصاحبه کاری ساعات اولیه روز است. بر اساس نتایج مطالعات، از میان متقاضیانی که در سطح یکسانی قرار دارند و در یک روز قرار مصاحبه دارند، نفرات آخر شانس کمتری برای استخدام شدن پیدا می‌کنند. به این اتفاق «narrow bracketing» می‌گویند. این اتفاق به این صورت است که اگر شخصی به طور متوالی به چند نفر یا چند اثر نمرات خوبی بدهد به طور ناخودآگاه نمی‌تواند به نفر بعدی نیز نمره خوبی بدهد؛ حتی اگر آن شخص استحقاق نمره بالا را داشته باشد. پس بر طبق این واقعیت بهتر است از مصاحبه‌های کاری بعد از ظهر دوری کنید و تا حد امکان صبح‌ها به مصاحبه کاری بروید.
ایجاد طوفان ذهنی (Brainstorming) برای ایده‌های جدید
اگر اهل صبح زود بیدار شدن هستید ممکن است فکر کنید که بهترین ساعات برای کار مفید شما ساعات اولیه روز هستند، اما طبق نتایج تحقیقات دانشگاه میشیگان، اگر می‌خواهید خلاق باشید بهتر است کمی صبر کنید و صبح زود برای ایده دادن دست به کار نشوید. در این تحقیقات از شش دانش‌آموز خواسته شد تا چندین مسئله را در ساعات مختلف روز حل کنند. محققان دریافتند که خلاقانه‌ترین روش حل مسئله در ساعت ۶ بعد از ظهر به دست آمده است؛ هنگامی که دانش‌آموزان خسته بودند. البته این مسئله برای کسانی که شب‌ها بازده بیشتری دارند کاملا برعکس است. درواقع بهترین زمان برای فکر کردن و ایده‌های خلاقانه زمانی است که شما کاملا خسته هستید و نمی‌توانید به خوبی کار کنید. این مورد را می‌توانید برای انجام برنامه ریزی روزانه خود در نظر بگیرید.
در ضمن به یاد داشته باشید که زمان‌هایی که تمرکز بالایی دارید را به کارهایی که به دقت و تمرکز نیاز دارند احتصاص دهید نه برای فکر کردن و ایجاد خلاقیت. چرا که یک ذهن پریشان و خسته همیشه بهترین و نوآورانه‌ترین ایده‌ها را دارد.
پس حواسمان باشد که آن چه به صورت پیش فرض میدانیم همواره درست نیست و با تغییر عادت‌ها درمورد انجام کارهای مهم و تغییر ساعات کاری خود می‌توانیم به میزان بیشتری کار مفید دست پیدا کنیم و بازده خود را تا حد قابل توجهی افزایش دهیم. برای این کار فقط نیاز به یک زمانبندی درست دارید.
نظرات کاربران